新しいファイルをAIで既存のフォルダーに振り分ける

Match Foldersは、移動先にすでにあるフォルダーを読み取ります。サブフォルダーや年ごとのフォルダーも対象で、各フォルダーに何が入っているかは、すでに整理済みのファイルから学びます。AIが対応ファイルを解析し、その中から移動先を選びます。AIのカテゴリー用プリセットに同じフォルダー一覧を作り直す必要はありません。

取引先名、仕入先名、プロジェクト名で整理された保管場所に向いています。一方、ファイルの内容と結び付かない曖昧なコードだけのフォルダー名は、判断材料になりにくくなります。モデルは、伝えられていない社内コードの意味までは分かりません。

1. 取引先別・プロジェクト別のフォルダーが入っている親フォルダーを、出力先に選びます。
2. Sortを有効にして、Sort foldersでMatch Foldersを選びます。
3. ファイル名を残す場合はRenameをオフに、名前も変更する場合はオンのままにします。
4. 対応ファイルを追加し、RenameClickに移動先を提案させます。
5. 各ファイルの移動先を確認し、判断に迷う行の選択を外して、選んだ変更を適用します。

サブフォルダーも対象です。取引先フォルダーの中のサブフォルダーにファイルが入ることもあります。2024、2025のような年ごとのフォルダーは1つの候補として扱われ、各ファイルはその年のフォルダーに入ります。

フォルダーが非常に多い場合、各ファイルにはそのファイルに合うフォルダーが候補として示されます。移動先が大きすぎてすべてを読み取れない場合は警告が出るので、範囲の狭い移動先を選んでください。

Project 1、Project 2のような名前より、実際の取引先名やプロジェクト名が入った名前のほうが判断材料になります。その違いを示す情報が、届く書類にも含まれているか確認してください。

カテゴリーごとに説明が必要なら、独自のAI Categoriesプリセットを使いましょう。各カテゴリーに説明を付けられます。日付やカメラ情報から移動先を決める場合は、Metadata Foldersを使います。

sorting preset settingsに詳しい説明があります。

Match Foldersは、新しいカテゴリーを作りません。Rename画面では、どのフォルダーにも合わないファイルは一覧の上部のNeeds your choiceで待機し、選択されていない状態になります。そのため、Organizeが出力先の直下に置いてしまうことはありません。Choose folderでフォルダーを選ぶか、提案されたフォルダーを使ってください。

自分でフォルダーを選ぶと、RenameClickはこの移動先についてその選択を覚えます。後から届いた、ほぼ同じ名前のファイルは同じフォルダーに入ります。この記録はお使いのコンピューターに保存されます。

Auto Flowの行で、分類プリセットにMatch Foldersを選びます。新しく届いたファイルを、移動先にある既存のフォルダーへ振り分けられます。確認してから移動するならAuto Applyをオフに、自動で移動するならオンにします。同じ移動先についてRename画面で選んだフォルダーは、ここでも使われます。

Auto Flowでは、Match FoldersのSourceとDestinationを同じフォルダーにすることもできます。そのフォルダーの直下にあるファイルを監視し、サブフォルダーへ振り分けます。この設定ではサブフォルダー内の再帰的な監視は無効です。一致するサブフォルダーがなければ、ファイルはその場に残り、何度も処理される代わりにエラーとして表示されます。ルールが移動済みのファイルは再処理されません。

Auto Flowの行の設定方法に詳しい説明があります。

複数の段階に分けて処理したい場合は、ルールの連結方法をご覧ください。