新しいファイルをAIで既存のフォルダーに振り分ける

Match Foldersは、移動先の直下にある既存のサブフォルダー名を読み取ります。AIが対応ファイルを解析し、その中から移動先を選びます。AIのカテゴリー用プリセットに同じフォルダー一覧を作り直す必要はありません。

取引先名、仕入先名、プロジェクト名で整理された保管場所に向いています。一方、ファイルの内容と結び付かない曖昧なコードだけのフォルダー名は、判断材料になりにくくなります。モデルは、伝えられていない社内コードの意味までは分かりません。

1. 取引先別・プロジェクト別のフォルダーが入っている親フォルダーを、出力先に選びます。
2. Categorizeを有効にして、Match Foldersを選びます。
3. ファイル名を残す場合はCategorizeだけを使います。名前も変更する場合はRenameも有効にします。
4. 対応ファイルを追加し、RenameClickに移動先を提案させます。
5. 各ファイルの移動先を確認し、判断に迷う行の選択を外して、選んだ変更を適用します。

候補になるのは、移動先の直下にあるサブフォルダーだけです。RenameClickが取引先の保管場所全体を階層の奥まで読み込んで学習したり、新たな入れ子構造を作ったりするわけではありません。

Match Foldersで扱えるフォルダー名は最大50個です。それより多い移動先を選ぶと警告が出ます。すべてが候補に含まれたと思い込まず、範囲の狭い移動先を選びましょう。

Project 1、Project 2のような名前より、実際の取引先名やプロジェクト名が入った名前のほうが判断材料になります。その違いを示す情報が、届く書類にも含まれているか確認してください。

カテゴリーごとに説明が必要なら、独自のAI Categoriesプリセットを使いましょう。各カテゴリーに説明を付けられます。日付やカメラ情報から移動先を決める場合は、Metadata Foldersを使います。

sorting preset settingsに詳しい説明があります。

Match Foldersは、新しい移動先を勝手に作りません。出力先を別のフォルダーに指定する通常の処理では、一致しないファイルは未分類のまま、出力先の直下に移動されます。

判断できないファイルを元の場所に残したい場合は、適用する前に該当する行を確認してください。カテゴリーが空欄なのは、確認が必要な結果です。そのファイルに適した場所が存在しないことを意味するわけではありません。

Auto Flowの行で、分類プリセットにMatch Foldersを選びます。新しく届いたファイルを、移動先にある既存のサブフォルダーへ振り分けられます。確認してから移動するならAuto Applyをオフに、自動で移動するならオンにします。

Auto Flowでは、Match FoldersのSourceとDestinationを同じフォルダーにすることもできます。そのフォルダーの直下にあるファイルを監視し、サブフォルダーへ振り分けます。この設定ではサブフォルダー内の再帰的な監視は無効です。一致するサブフォルダーがなければ、ファイルはその場に残り、何度も処理される代わりにエラーとして表示されます。

Auto Flowの行の設定方法に詳しい説明があります。

複数の段階に分けて処理したい場合は、ルールの連結方法をご覧ください。