AIで書類をカテゴリー別に振り分ける

書類の内容で移動先を決めたいときは、AI Categoriesを使います。RenameClickは、読み取れるテキストやスキャンの最初のページをもとに、たとえば請求書と契約書を見分け、プリセット内のカテゴリーから選びます。

Documentsプリセットから始めるか、独自のプリセットを作りましょう。後からファイルを探すときに実際に使うカテゴリーを用意してください。カテゴリーの数に決まりはありません。ほとんど同じ選択肢をいくつも作るより、違いが明確な少数のカテゴリーのほうが確認しやすくなります。

適切な取引先別フォルダーがすでにある場合はMatch Foldersを使います。日付などの保存済み情報に沿って移動先を決める場合はMetadata Foldersを使います。

書類の整理方法に詳しい説明があります。

独自のAI Categoriesプリセットを作り、各カテゴリーに短い説明を付けます。どんな書類が入るのか、似たカテゴリーと何が違うのかを書いてください。標準プリセットは閲覧専用です。

これらの説明は入力する指示の例であり、実際に分類して確認した結果ではありません。請求書に領収書が添付されている場合などは、判断が曖昧になることがあります。RenameClickが実際の支払い済み状況を確認するわけではありません。

1. Rename画面でCategorizeを有効にします。
2. 保存したプリセットと移動先を選びます。
3. 現在の名前を残す場合はRenameをオフにしておきます。
4. 対応する書類を追加します。サブフォルダーも含める場合だけRecursiveを有効にします。
5. Auto Processがオフなら、Run AIをクリックして開始します。

カテゴリーの選択は名前の生成とは独立しています。名前を付ける独自のプロンプトで請求書番号を指定しても、そのファイルの分類先は変わりません。スキャンPDFでは、最初のページに分類を判断できるだけの情報が必要です。

移動先の候補を確認してください。2つのカテゴリーが重なっている場合は、説明を明確にして該当ファイルを再解析します。解析した内容に必要な判断材料がない場合、カテゴリーの説明を変えても、その情報を補うことはできません。

どのカテゴリーにも一致しないファイルは、未分類のままになる場合があります。移動先を別のフォルダーに指定した処理では、出力先の直下に移動されます。元の場所に残したい場合は、選択を外してください。

カテゴリー名を、確認済みの業務状況として扱わないでください。Paidに入った請求書でも、業務上必要な入金・支払いの確認は別途必要です。

移動先を確認してから、選んだファイルの移動を適用します。Renameも有効な場合は、Rename & Moveで名前変更と移動の両方を適用します。変更に成功したファイル1つにつき、適用用クレジットを1つ使います。

保存したプリセットは、後の一括処理やAuto Flowの行でも選べます。Export Settingsで別のパソコンへプリセットを移せますが、端末固有のパスやプロバイダーの認証情報は別に設定する必要があります。

category settingsに詳しい説明があります。

exporting settingsに詳しい説明があります。