Asigna archivos nuevos a carpetas existentes con IA

Match Folders lee los nombres de las subcarpetas de primer nivel que ya existen en el destino. La IA analiza cada archivo compatible y selecciona una de esas carpetas. No necesitas copiar la lista de carpetas a una configuración de categorías de IA.

Esto encaja con una colección organizada por nombres de clientes, proveedores o proyectos. Es menos útil cuando las carpetas tienen códigos poco claros que no guardan relación con el contenido: el modelo no conoce una lista interna de códigos que no le hayas proporcionado.

1. Elige la carpeta de salida que contiene tus carpetas de clientes o proyectos.
2. Activa Categorize y selecciona Match Folders.
3. Usa solo Categorize para conservar los nombres, o activa también Rename.
4. Añade archivos compatibles y deja que RenameClick proponga los destinos.
5. Revisa la carpeta elegida para cada archivo, desmarca las filas dudosas y aplica los cambios seleccionados.

Solo se pueden elegir las subcarpetas de primer nivel. RenameClick no recorre y aprende el contenido de toda la colección de documentos de un cliente ni crea una nueva estructura anidada para él.

Match Folders admite hasta 50 nombres de carpetas. Si el destino contiene más carpetas, aparece un aviso. En ese caso, elige un destino más específico en vez de dar por hecho que se han incluido todas.

Los nombres que incluyen un cliente o proyecto real le dan más información al modelo que Project 1 y Project 2. Comprueba si el documento entrante también contiene la información que permite distinguirlos.

Si necesitas explicar las categorías, utiliza una configuración personalizada de AI Categories: cada categoría puede tener una descripción. Si el destino depende de una fecha o de un dato de la cámara, usa Metadata Folders.

Consulta sorting preset settings para ver todos los detalles.

Match Folders no inventa un destino nuevo. En un proceso normal con una carpeta de salida independiente, un archivo sin coincidencia queda sin categoría y, al aplicar los cambios, se coloca directamente en la carpeta de salida.

Revisa esas filas antes de aplicar los cambios si prefieres dejar los archivos dudosos en su ubicación original. Una categoría vacía es un resultado que hay que revisar; no demuestra que el archivo no encaje en ninguna parte.

Elige Match Folders como configuración de organización de una fila de Auto Flow. Esa fila puede enviar los archivos nuevos a las subcarpetas existentes del destino, con Auto Apply desactivado para revisarlos antes o activado para moverlos automáticamente.

En Auto Flow también puedes usar la misma carpeta como origen y destino de Match Folders. Así se detectan los archivos situados directamente en esa carpeta y se distribuyen entre sus subcarpetas; la vigilancia recursiva queda desactivada. Si ninguna subcarpeta coincide, el archivo permanece donde está y aparece como error, en lugar de procesarse una y otra vez.

Consulta cómo configurar una fila de Auto Flow para ver todos los detalles.

Para procesar archivos en más de una etapa, consulta cómo conectar reglas.