Cocokkan File Baru dengan Folder yang Sudah Ada Menggunakan AI

Match Folders membaca folder yang sudah ada di tujuan, termasuk folder bertingkat dan folder per tahun, serta mempelajari isi setiap folder dari file yang sudah tersimpan di dalamnya. AI menganalisis setiap file yang didukung dan memilih salah satu folder tersebut. Anda tidak perlu membuat ulang daftar folder sebagai preset kategori AI.

Cara ini cocok untuk arsip dengan folder bernama klien, pemasok, atau proyek. Manfaatnya lebih terbatas jika nama folder berupa kode yang tidak jelas dan tidak berhubungan dengan isi file: model tidak mengetahui daftar arti kode internal yang belum Anda berikan.

1. Pilih folder keluaran yang berisi folder klien atau proyek Anda.
2. Aktifkan Sort dan pilih Match Folders di Sort folders.
3. Matikan Rename untuk mempertahankan nama file, atau biarkan aktif untuk sekaligus mengubah namanya.
4. Tambahkan file yang didukung dan biarkan RenameClick menyarankan tujuan.
5. Periksa folder yang dipilih untuk setiap file, hapus centang pada baris yang meragukan, lalu terapkan perubahan yang dipilih.

Folder bertingkat ikut dihitung: file bisa masuk ke subfolder di dalam folder klien. Folder per tahun (2024, 2025) ditawarkan sekali, dan setiap file masuk ke folder tahunnya sendiri.

Dalam pohon folder yang sangat besar, setiap file ditawari folder yang paling cocok dengannya. Jika tujuan terlalu besar untuk dibaca seluruhnya, RenameClick menampilkan peringatan; pilih tujuan yang lebih spesifik.

Nama yang memuat klien atau proyek sebenarnya memberi model lebih banyak petunjuk dibanding Project 1 dan Project 2. Periksa apakah informasi pembeda itu juga muncul di dokumen yang masuk.

Jika kategori Anda memerlukan penjelasan, gunakan preset AI Categories khusus: setiap kategori dapat diberi deskripsi. Jika tujuan ditentukan oleh tanggal atau data kamera, gunakan Metadata Folders.

Lihat sorting preset settings untuk penjelasan lengkap.

Match Folders tidak membuat kategori baru. Di layar Rename, file yang tidak cocok dengan folder mana pun menunggu di bagian atas, di Needs your choice, dan tidak dicentang, sehingga Organize tidak pernah menaruhnya di root folder keluaran. Pilih foldernya dengan Choose folder, atau gunakan salah satu folder yang disarankan.

Saat Anda memilih folder sendiri, RenameClick mengingatnya untuk tujuan ini: file berikutnya dengan nama yang hampir sama akan masuk ke folder yang sama. Data ini tetap di komputer Anda.

Pilih Match Folders sebagai preset pengelompokan pada baris Auto Flow. Baris tersebut dapat mengirim file baru ke folder tujuan yang sudah ada, dengan Auto Apply nonaktif untuk pemeriksaan terlebih dahulu atau aktif untuk pemindahan otomatis. Folder yang Anda pilih di layar Rename untuk tujuan yang sama juga berlaku di sana.

Di Auto Flow, Anda juga dapat memakai sumber dan tujuan yang sama untuk Match Folders. Ini memantau file yang berada langsung di dalam folder tersebut dan mengarahkannya ke subfolder; pemantauan rekursif dinonaktifkan. Jika tidak ada subfolder yang cocok, file tetap di tempatnya dan ditampilkan sebagai error, bukan diproses berulang kali. File yang sudah dipindahkan aturan tidak diproses lagi.

Lihat cara menyiapkan baris Auto Flow untuk penjelasan lengkap.

Untuk pemrosesan lebih dari satu tahap, baca cara menghubungkan aturan.