Cocokkan File Baru dengan Folder yang Sudah Ada Menggunakan AI

Match Folders membaca nama subfolder tingkat teratas yang sudah ada di tujuan. AI menganalisis setiap file yang didukung dan memilih salah satu folder tersebut. Anda tidak perlu membuat ulang daftar folder sebagai preset kategori AI.

Cara ini cocok untuk arsip dengan folder bernama klien, pemasok, atau proyek. Manfaatnya lebih terbatas jika nama folder berupa kode yang tidak jelas dan tidak berhubungan dengan isi file: model tidak mengetahui daftar arti kode internal yang belum Anda berikan.

1. Pilih folder keluaran yang berisi folder klien atau proyek Anda.
2. Aktifkan Categorize dan pilih Match Folders.
3. Aktifkan hanya Categorize untuk mempertahankan nama file, atau aktifkan juga Rename.
4. Tambahkan file yang didukung dan biarkan RenameClick menyarankan tujuan.
5. Periksa folder yang dipilih untuk setiap file, hapus centang pada baris yang meragukan, lalu terapkan perubahan yang dipilih.

Hanya subfolder tingkat teratas yang menjadi pilihan. RenameClick tidak mempelajari isi seluruh arsip klien secara rekursif atau membuat struktur folder klien bertingkat yang baru.

Match Folders mendukung hingga 50 nama folder. Tujuan dengan lebih banyak folder akan menampilkan peringatan. Pilih tujuan yang lebih spesifik, alih-alih menganggap semua folder sudah disertakan.

Nama yang memuat klien atau proyek sebenarnya memberi model lebih banyak petunjuk dibanding Project 1 dan Project 2. Periksa apakah informasi pembeda itu juga muncul di dokumen yang masuk.

Jika kategori Anda memerlukan penjelasan, gunakan preset AI Categories khusus: setiap kategori dapat diberi deskripsi. Jika tujuan ditentukan oleh tanggal atau data kamera, gunakan Metadata Folders.

Lihat sorting preset settings untuk penjelasan lengkap.

Match Folders tidak membuat tujuan baru sendiri. Dalam alur biasa dengan folder keluaran terpisah, file yang tidak cocok tetap tanpa kategori dan ditempatkan langsung di folder keluaran saat perubahan diterapkan.

Periksa baris tersebut sebelum menerapkan perubahan jika Anda ingin membiarkan file yang meragukan di lokasi asal. Kategori kosong adalah hasil yang perlu ditinjau, bukan bukti bahwa file itu tidak cocok di mana pun.

Pilih Match Folders sebagai preset pengelompokan pada baris Auto Flow. Baris tersebut dapat mengirim file baru ke subfolder tujuan yang sudah ada, dengan Auto Apply nonaktif untuk pemeriksaan terlebih dahulu atau aktif untuk pemindahan otomatis.

Di Auto Flow, Anda juga dapat memakai sumber dan tujuan yang sama untuk Match Folders. Ini memantau file yang berada langsung di dalam folder tersebut dan mengarahkannya ke subfolder; pemantauan rekursif dinonaktifkan. Jika tidak ada subfolder yang cocok, file tetap di tempatnya dan ditampilkan sebagai error, bukan diproses berulang kali.

Lihat cara menyiapkan baris Auto Flow untuk penjelasan lengkap.

Untuk pemrosesan lebih dari satu tahap, baca cara menghubungkan aturan.