Auf dieser Seite
Verwende den Zielordner als Ordnerliste
Match Folders liest die Namen der vorhandenen Unterordner direkt im Zielordner. Die KI analysiert jede unterstützte Datei und wählt einen dieser Ordner. Du musst die Ordnerliste nicht zusätzlich als Vorlage für KI-Kategorien anlegen.
Das passt zu einem Archiv mit benannten Kunden, Lieferanten oder Projekten. Weniger geeignet sind Ordner mit unklaren Kürzeln, die keinen erkennbaren Bezug zum Dateiinhalt haben. Das Modell kennt eure internen Codes nicht, wenn du sie ihm nicht erklärst.
Bereite das Ziel vor und verarbeite eine Dateiauswahl
- Wähle den Ausgabeordner, der deine Kunden- oder Projektordner enthält.
- Aktiviere Categorize und wähle Match Folders.
- Aktiviere nur Categorize, um Dateinamen zu behalten, oder zusätzlich Rename, um sie auch umzubenennen.
- Füge unterstützte Dateien hinzu und lasse RenameClick Zielordner vorschlagen.
- Prüfe den gewählten Ordner jeder Datei, entferne die Auswahl bei unsicheren Zeilen und übernimm die ausgewählten Änderungen.
Zur Auswahl stehen nur die direkten Unterordner. RenameClick lernt nicht rekursiv den Inhalt eines gesamten Kundenarchivs und erstellt keinen neuen verschachtelten Verzeichnisbaum.
Match Folders unterstützt bis zu 50 Ordnernamen. Enthält ein Ziel mehr Ordner, erscheint eine Warnung. Wähle dann einen enger gefassten Zielordner. Gehe nicht davon aus, dass alle Ordner berücksichtigt wurden.
Gib Ordnern unterscheidbare Namen
Ein echter Kunden- oder Projektname bietet dem Modell mehr Anhaltspunkte als Project 1 und Project 2. Prüfe, ob die entscheidenden Angaben auch im neuen Dokument vorkommen.
Wenn deine Kategorien Erklärungen benötigen, nutze stattdessen eine eigene AI Categories-Vorlage. Dort kann jede Kategorie eine Beschreibung erhalten. Soll das Ziel aus einem Datum oder Kameraangaben entstehen, wähle Metadata Folders.
Alle Einzelheiten findest du in sorting preset settings.
Prüfe Dateien ohne passenden Ordner
Match Folders erfindet keinen neuen Zielordner. In einem normalen Ablauf mit separatem Ausgabeordner bleibt eine Datei ohne Treffer unkategorisiert. Beim Übernehmen landet sie direkt im Ausgabeordner.
Prüfe solche Zeilen vor dem Übernehmen, wenn unklare Dateien an ihrem bisherigen Ort bleiben sollen. Eine leere Kategorie muss geprüft werden. Sie bedeutet nicht, dass die Datei nirgendwo dazugehört.
Überwache den Eingang neuer Dateien
Wähle Match Folders als Sortiervorlage einer Auto Flow-Zeile. Diese Zeile kann neue Dateien den vorhandenen Unterordnern des Ziels zuordnen. Mit ausgeschaltetem Auto Apply prüfst du die Vorschläge zuerst. Mit eingeschaltetem Auto Apply werden Dateien automatisch verschoben.
In Auto Flow kannst du für Match Folders auch denselben Ordner als Quelle und Ziel wählen. Dabei werden Dateien direkt in diesem Ordner überwacht und in seine Unterordner einsortiert. Die rekursive Überwachung ist dann deaktiviert. Passt kein Unterordner, bleibt die Datei an ihrem Ort und wird als Fehler angezeigt, statt immer wieder verarbeitet zu werden.
Alle Einzelheiten findest du in der Anleitung zum Einrichten einer Auto Flow-Zeile.
Für die Verarbeitung in mehreren Stufen lies die Anleitung zum Verbinden von Regeln.
