Neue Dateien mit KI vorhandenen Ordnern zuordnen

Match Folders liest die vorhandenen Ordner im Zielordner, auch verschachtelte Ordner und Jahresordner, und lernt aus den bereits abgelegten Dateien, was jeder Ordner enthält. Die KI analysiert jede unterstützte Datei und wählt einen dieser Ordner. Du musst die Ordnerliste nicht zusätzlich als Vorlage für KI-Kategorien anlegen.

Das passt zu einem Archiv mit benannten Kunden, Lieferanten oder Projekten. Weniger geeignet sind Ordner mit unklaren Kürzeln, die keinen erkennbaren Bezug zum Dateiinhalt haben. Das Modell kennt eure internen Codes nicht, wenn du sie ihm nicht erklärst.

1. Wähle den Ausgabeordner, der deine Kunden- oder Projektordner enthält.
2. Aktiviere Sort und wähle Match Folders unter Sort folders.
3. Schalte Rename aus, um Dateinamen zu behalten, oder lass es an, um die Dateien auch umzubenennen.
4. Füge unterstützte Dateien hinzu und lasse RenameClick Zielordner vorschlagen.
5. Prüfe den gewählten Ordner jeder Datei, entferne die Auswahl bei unsicheren Zeilen und übernimm die ausgewählten Änderungen.

Verschachtelte Ordner zählen mit: Eine Datei kann in einen Unterordner innerhalb eines Kundenordners kommen. Ein nach Jahren geführter Ordner (2024, 2025) wird einmal angeboten, und jede Datei landet im Ordner ihres Jahres.

In einem sehr großen Ordnerbaum werden jeder Datei die Ordner angeboten, die am besten zu ihr passen. Ist der Zielordner zu groß, um ihn vollständig zu lesen, zeigt RenameClick eine Warnung; wähle dann einen enger gefassten Zielordner.

Ein echter Kunden- oder Projektname bietet dem Modell mehr Anhaltspunkte als Project 1 und Project 2. Prüfe, ob die entscheidenden Angaben auch im neuen Dokument vorkommen.

Wenn deine Kategorien Erklärungen benötigen, nutze stattdessen eine eigene AI Categories-Vorlage. Dort kann jede Kategorie eine Beschreibung erhalten. Soll das Ziel aus einem Datum oder Kameraangaben entstehen, wähle Metadata Folders.

Alle Einzelheiten findest du in sorting preset settings.

Match Folders legt keine neuen Kategorien an. Auf dem Rename-Bildschirm wartet eine Datei ohne passenden Ordner oben unter Needs your choice und ist nicht ausgewählt, sodass Organize sie nie einfach in den Ausgabeordner legt. Wähle ihren Ordner mit Choose folder oder nimm einen der vorgeschlagenen Ordner.

Wählst du selbst einen Ordner, merkt sich RenameClick das für diesen Zielordner: Eine spätere Datei mit fast gleichem Namen kommt in denselben Ordner. Diese Daten bleiben auf deinem Computer.

Wähle Match Folders als Sortiervorlage einer Auto Flow-Zeile. Diese Zeile kann neue Dateien den vorhandenen Ordnern des Ziels zuordnen. Mit ausgeschaltetem Auto Apply prüfst du die Vorschläge zuerst. Mit eingeschaltetem Auto Apply werden Dateien automatisch verschoben. Ordner, die du auf dem Rename-Bildschirm für dasselbe Ziel gewählt hast, gelten dort ebenfalls.

In Auto Flow kannst du für Match Folders auch denselben Ordner als Quelle und Ziel wählen. Dabei werden Dateien direkt in diesem Ordner überwacht und in seine Unterordner einsortiert. Die rekursive Überwachung ist dann deaktiviert. Passt kein Unterordner, bleibt die Datei an ihrem Ort und wird als Fehler angezeigt, statt immer wieder verarbeitet zu werden. Dateien, die die Regel bereits verschoben hat, werden nicht erneut verarbeitet.

Alle Einzelheiten findest du in der Anleitung zum Einrichten einer Auto Flow-Zeile.

Für die Verarbeitung in mehreren Stufen lies die Anleitung zum Verbinden von Regeln.