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Escolha as pastas de que você precisa
Use AI Categories quando o destino depender do conteúdo de um documento. O RenameClick pode diferenciar uma fatura de um contrato usando o texto disponível ou a primeira página digitalizada e, então, escolher uma das categorias do seu modelo.
Comece com o modelo Documents ou crie o seu. Inclua categorias que você realmente usa para encontrar arquivos. Não há um número obrigatório de categorias; um conjunto pequeno e bem definido é mais fácil de conferir do que várias opções quase iguais.
Use Match Folders se você já tem um conjunto adequado de pastas de clientes. Use Metadata Folders se o destino deve seguir uma data ou outro dado salvo no arquivo.
Consulte as opções de organização de documentos para ver a referência completa.
Explique a diferença entre categorias parecidas
Crie um modelo personalizado de AI Categories e escreva uma descrição curta para cada categoria. Explique quais documentos pertencem a ela e o que a diferencia das categorias próximas. Os modelos incluídos no aplicativo podem ser consultados, mas não editados.
| Categoria | Exemplo de descrição para preencher |
|---|---|
| Faturas | Solicitações de pagamento que identificam o fornecedor e o valor devido. |
| Recibos | Comprovantes de que uma compra ou um pagamento foi concluído. |
| Contratos | Acordos entre partes identificadas que estabelecem condições ou obrigações. |
Essas descrições são exemplos de instruções, não resultados de classificação testados. Um recibo anexado a uma fatura ainda pode gerar dúvida. O RenameClick não verifica se uma conta foi de fato paga.
Analise os documentos
- Ative Categorize na área Rename.
- Selecione o modelo salvo e o destino.
- Deixe Rename desativado se quiser manter os nomes atuais.
- Adicione documentos compatíveis. Ative Recursive apenas se quiser incluir as subpastas.
- Com Auto Process desativado, clique em Run AI para começar.
A seleção de categorias é independente da nomenclatura. Um prompt personalizado pode pedir o número da fatura no nome sem alterar a categoria que recebe o arquivo. Em PDFs digitalizados, a primeira página precisa conter informações suficientes para fazer essa distinção.
Resolva os resultados ambíguos
Confira os destinos sugeridos. Se duas categorias se sobrepõem, esclareça suas descrições e tente processar novamente os arquivos afetados. Se a informação necessária não estiver no conteúdo analisado, mudar o texto da categoria não vai fornecê-la.
Um arquivo que não corresponde a nenhuma categoria pode ficar sem categoria. Em um fluxo com destino separado, ele é enviado à raiz da pasta de saída ao aplicar as alterações. Desmarque-o se preferir deixá-lo na origem.
Não trate o nome de uma categoria como uma confirmação de status comercial. Uma fatura colocada em Paid ainda precisa passar pelas verificações de pagamento exigidas no seu trabalho.
Mova os arquivos selecionados e reutilize o modelo
Depois de conferir o destino, aplique as movimentações selecionadas. Se Rename também estiver ativado, Rename & Move aplica as duas alterações; um arquivo alterado com sucesso consome um crédito de aplicação.
Os modelos salvos podem ser usados em outros lotes e em linhas do Auto Flow. Export Settings permite transferir modelos para outro computador, mas os caminhos específicos da máquina e as credenciais dos provedores precisam ser configurados separadamente.
Consulte category settings para ver a referência completa.
Consulte exporting settings para ver a referência completa.
