В этой статье
Выберите нужные папки
Используйте AI Categories, когда папка зависит от содержимого документа. RenameClick может отличить счёт от договора по доступному тексту или скану первой страницы, а затем выбрать категорию из вашего профиля.
Начните с профиля Documents или создайте свой. Включите категории, которыми действительно пользуетесь при поиске файлов. Обязательного числа категорий нет: небольшой набор с понятными различиями легче проверить, чем несколько почти одинаковых вариантов.
Если у вас уже есть подходящие папки клиентов, используйте Match Folders. Если путь должен зависеть от даты или другого сохранённого поля, выберите Metadata Folders.
Подробнее — в справке о способах сортировки документов.
Объясните различия между похожими категориями
Создайте собственный профиль AI Categories и добавьте каждой категории короткое описание. Объясните, какие документы к ней относятся и чем она отличается от соседних категорий. Встроенные профили можно только просматривать.
| Категория | Пример описания для ввода |
|---|---|
| Счета | Требования об оплате с указанием поставщика и суммы к оплате. |
| Чеки | Подтверждения совершённой покупки или оплаты. |
| Договоры | Соглашения между указанными сторонами с описанием условий или обязательств. |
Эти описания — примеры инструкций, а не результаты проверенной классификации. Чек, прикреплённый к счёту, всё равно может вызвать неоднозначность. RenameClick не проверяет, был ли счёт действительно оплачен.
Проанализируйте документы
- Включите Categorize в рабочей области Rename.
- Выберите сохранённый профиль и папку назначения.
- Оставьте Rename выключенным, если хотите сохранить текущие имена.
- Добавьте поддерживаемые документы. Включайте Recursive, только если нужно захватить подпапки.
- Если Auto Process выключен, нажмите Run AI для запуска.
Выбор категории не зависит от переименования. В собственной инструкции можно запросить номер счёта, не меняя категорию, в которую попадёт файл. В сканированном PDF на первой странице должно быть достаточно сведений, чтобы определить категорию.
Разберитесь с неоднозначными результатами
Проверьте предложенные папки. Если две категории пересекаются по смыслу, уточните их описания и повторите обработку затронутых файлов. Если нужных сведений нет в анализируемом содержимом, другая формулировка категории их не добавит.
Файл, который не подошёл ни к одной категории, может остаться без категории. При обработке с отдельной папкой назначения он будет перемещён прямо в неё. Снимите отметку с такого файла, если хотите оставить его в исходной папке.
Название категории не подтверждает деловой статус документа. Даже если счёт попал в Paid, его оплату всё равно нужно проверить по правилам вашей работы.
Переместите выбранные файлы и используйте профиль снова
После проверки папок примените выбранные перемещения. Если включён и Rename, кнопка Rename & Move применяет оба изменения. Один успешно изменённый файл расходует одну операцию применения.
Сохранённые профили можно выбирать для следующих групп файлов и строк Auto Flow. Через Export Settings их можно перенести на другой компьютер, но пути к папкам и учётные данные провайдеров нужно настроить отдельно.
Подробнее — в справке о category settings.
Подробнее — в справке об exporting settings.
