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Wähle die Ordner, die du brauchst
Verwende AI Categories, wenn der Inhalt eines Dokuments über das Ziel entscheiden soll. RenameClick kann anhand des vorhandenen Textes oder der gescannten ersten Seite eine Rechnung von einem Vertrag unterscheiden und dann eine Kategorie aus deiner Vorlage wählen.
Beginne mit der Vorlage Documents oder erstelle eine eigene. Nimm Kategorien auf, die du beim Wiederfinden deiner Dateien tatsächlich nutzt. Es gibt keine vorgeschriebene Anzahl. Eine kleine, klar unterscheidbare Auswahl lässt sich leichter prüfen als mehrere fast identische Kategorien.
Nutze Match Folders, wenn du bereits passende Kundenordner hast. Wähle Metadata Folders, wenn ein Datum oder ein anderer gespeicherter Wert den Zielordner bestimmen soll.
Alle Einzelheiten findest du bei den Möglichkeiten zum Ordnen von Dokumenten.
Erkläre den Unterschied zwischen ähnlichen Kategorien
Erstelle eine eigene AI Categories-Vorlage und gib jeder Kategorie eine kurze Beschreibung. Erkläre, welche Dokumente hineingehören und wie sie sich von ähnlichen Kategorien unterscheiden. Integrierte Vorlagen lassen sich nur ansehen, nicht bearbeiten.
| Kategorie | Beispiel für eine Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungen | Zahlungsaufforderungen mit Angaben zum Lieferanten und zum fälligen Betrag. |
| Quittungen | Nachweise über einen abgeschlossenen Kauf oder eine geleistete Zahlung. |
| Verträge | Vereinbarungen zwischen genannten Parteien, die Bedingungen oder Pflichten festlegen. |
Diese Beschreibungen sind Beispiele für Anweisungen, keine getesteten Zuordnungsergebnisse. Eine Quittung, die einer Rechnung beigefügt ist, kann weiterhin mehrdeutig sein. RenameClick prüft nicht, ob eine Rechnung tatsächlich bezahlt wurde.
Analysiere die Dokumente
- Aktiviere Categorize im Bereich Rename.
- Wähle die gespeicherte Vorlage und den Zielordner.
- Lasse Rename ausgeschaltet, wenn du die bisherigen Namen behalten möchtest.
- Füge unterstützte Dokumente hinzu. Aktiviere Recursive nur, wenn Unterordner einbezogen werden sollen.
- Wenn Auto Process ausgeschaltet ist, klicke zum Starten auf Run AI.
Die Kategorienauswahl ist unabhängig von der Benennung. Ein eigener Benennungsprompt kann eine Rechnungsnummer anfordern, ohne zu verändern, welcher Kategorie die Datei zugeordnet wird. Bei gescannten PDFs muss die erste Seite genug Informationen für die Unterscheidung enthalten.
Kläre mehrdeutige Ergebnisse
Prüfe die vorgeschlagenen Zielordner. Wenn sich zwei Kategorien überschneiden, präzisiere ihre Beschreibungen und analysiere die betroffenen Dateien erneut. Fehlen die entscheidenden Informationen im analysierten Inhalt, kann auch eine andere Formulierung der Kategorien sie nicht ersetzen.
Eine Datei ohne passende Kategorie kann unkategorisiert bleiben. Bei einem separaten Zielordner landet sie beim Übernehmen direkt in diesem Ordner. Entferne ihre Auswahl, wenn du sie lieber am Quellort belassen möchtest.
Ein Kategoriename bestätigt keinen geschäftlichen Status. Eine Rechnung im Ordner Paid muss weiterhin auf die Weise geprüft werden, die deine Arbeit für Zahlungen vorsieht.
Verschiebe die ausgewählten Dateien und verwende die Vorlage wieder
Prüfe den Zielordner und übernimm dann die ausgewählten Verschiebungen. Ist auch Rename aktiviert, übernimmt Rename & Move beide Änderungen. Eine erfolgreich geänderte Datei verbraucht einen Credit für Dateiänderungen.
Gespeicherte Vorlagen kannst du für spätere Dateiauswahlen und Auto Flow-Zeilen wählen. Mit Export Settings lassen sie sich auf einen anderen Computer übertragen. Gerätespezifische Pfade und Anbieter-Zugangsdaten musst du separat einrichten.
Alle Einzelheiten findest du in category settings.
Alle Einzelheiten findest du in exporting settings.
