用 AI 将文档归入合适的分类

当目标位置取决于文档内容时，使用 AI Categories。RenameClick 可以根据可获取的文字或扫描件的第一页区分发票与合同，再从预设中选择对应的分类。

可以从 Documents 预设开始，也可以创建自己的预设。加入你查找文件时真正会用到的分类。分类数量没有固定要求；少量区别明确的分类，比几个几乎相同的选项更容易核对。

如果已有一组适合的客户文件夹，可以使用 Match Folders。如果目标位置取决于日期或其他已有字段，则使用 Metadata Folders。

详见文档整理方式。

创建自定义 AI Categories 预设，为每个分类写一段简短说明。说清楚哪些文档应归到这里，以及它与相邻分类有什么区别。内置预设只能查看，不能修改。

这些描述是指令示例，不是经过测试的分类结果。发票附带收据等情况仍可能难以判断。RenameClick 不会验证账单是否真的已经付款。

1. 在 Rename 工作区启用 Categorize。
2. 选择已保存的预设和目标位置。
3. 如果要保留现有文件名，请关闭 Rename。
4. 添加受支持的文档。只有需要包含子文件夹时，才启用 Recursive。
5. 如果 Auto Process 处于关闭状态，点击 Run AI 开始分析。

分类选择与命名互相独立。自定义命名提示词可以要求提取发票号码，但不会因此改变文件被分到哪个分类。对于扫描 PDF，第一页必须包含足够的信息，才能区分类型。

检查建议的目标位置。如果两个分类有重叠，可以把描述写得更明确，再重试受影响的文件。如果分析内容中根本没有相关依据，修改分类措辞也无法补出这些信息。

没有匹配到任何分类的文件可能保持未分类状态。在使用独立目标文件夹的流程中，应用更改后，它会放到输出目录的根目录。如果希望它留在来源位置，请取消勾选。

不要把分类名称当作已经核实的业务状态。即使发票被放进 Paid 文件夹，你仍然需要按自己的工作要求确认付款情况。

检查目标位置后，应用选中的移动操作。如果也启用了 Rename，Rename & Move 会同时完成两项更改；每个成功修改的文件只消耗 1 次应用更改额度。

已保存的预设可以用于以后的批量处理，也可以用于 Auto Flow 的各行规则。Export Settings 可以将预设迁移到另一台电脑，但本机路径和服务凭据需要另行设置。

详见category settings。

详见exporting settings。