Sur cette page
Choisissez les dossiers dont vous avez besoin
Utilisez AI Categories lorsque la destination dépend du contenu du document. RenameClick peut distinguer une facture d’un contrat à partir du texte disponible ou de la première page numérisée, puis choisir parmi les catégories de votre préréglage.
Commencez avec le préréglage Documents ou créez le vôtre. Incluez les catégories que vous utilisez réellement pour retrouver vos fichiers. Aucun nombre de catégories n’est imposé ; un petit ensemble de choix distincts est plus facile à vérifier que plusieurs choix presque identiques.
Utilisez Match Folders si vous disposez déjà de dossiers clients adaptés. Choisissez Metadata Folders si la destination doit dépendre d’une date ou d’une autre information enregistrée.
Consultez les options de classement des documents pour tous les détails.
Expliquez la différence entre les catégories proches
Créez un préréglage AI Categories personnalisé et donnez une courte description à chaque catégorie. Précisez quels documents y ranger et ce qui la distingue des catégories voisines. Les préréglages intégrés sont consultables, mais ne sont pas modifiables.
| Catégorie | Exemple de description à saisir |
|---|---|
| Factures | Demandes de paiement indiquant le fournisseur et le montant dû. |
| Reçus | Justificatifs confirmant qu’un achat ou un paiement a été effectué. |
| Contrats | Accords entre des parties nommées, qui précisent des conditions ou des obligations. |
Ces descriptions sont des exemples de consignes, pas des résultats de classement testés. Un reçu joint à une facture peut rester ambigu. RenameClick ne vérifie pas si une facture a réellement été payée.
Analysez les documents
- Activez Categorize dans l’espace Rename.
- Sélectionnez le préréglage enregistré et la destination.
- Laissez Rename désactivé pour conserver les noms actuels.
- Ajoutez des documents pris en charge. Activez Recursive seulement si vous souhaitez inclure les sous-dossiers.
- Si Auto Process est désactivé, cliquez sur Run AI pour commencer.
Le choix de la catégorie est indépendant du nommage. Une consigne de nommage personnalisée peut demander un numéro de facture sans changer la catégorie qui reçoit le fichier. Pour les PDF numérisés, la première page doit contenir suffisamment d’informations pour faire la distinction.
Clarifiez les résultats ambigus
Vérifiez les destinations proposées. Si deux catégories se recoupent, précisez leurs descriptions et relancez les fichiers concernés. Si l’information utile est absente du contenu analysé, reformuler les catégories ne la fera pas apparaître.
Un fichier qui ne correspond à aucune catégorie peut rester sans catégorie. Si vous utilisez une destination distincte, il sera placé à la racine du dossier de sortie lors de l’application. Désélectionnez-le si vous préférez le laisser à la source.
Ne considérez pas le nom d’une catégorie comme un statut validé. Une facture placée dans Paid doit toujours faire l’objet des vérifications de paiement nécessaires à votre activité.
Déplacez les fichiers sélectionnés et réutilisez le préréglage
Appliquez les déplacements sélectionnés après avoir vérifié la destination. Si Rename est aussi activé, Rename & Move applique les deux modifications ; chaque fichier modifié avec succès utilise un crédit d’application.
Les préréglages enregistrés peuvent être sélectionnés pour les prochains lots et dans les lignes Auto Flow. Export Settings permet de les transférer sur un autre ordinateur, mais les chemins propres à la machine et les identifiants des fournisseurs doivent être configurés séparément.
Consultez category settings pour tous les détails.
Consultez exporting settings pour tous les détails.
