En esta página
Elige las carpetas que necesitas
Usa AI Categories cuando el destino dependa del contenido de un documento. RenameClick puede distinguir una factura de un contrato mediante el texto disponible o la primera página escaneada, y después elegir entre las categorías de tu configuración.
Empieza con la configuración Documents o crea una propia. Incluye las categorías que realmente utilizas para encontrar archivos. No hay un número obligatorio de categorías; un grupo pequeño y bien diferenciado es más fácil de revisar que varias opciones casi idénticas.
Usa Match Folders si ya tienes un conjunto adecuado de carpetas de clientes. Usa Metadata Folders si el destino debe depender de una fecha o de otro dato guardado.
Consulta las opciones de organización de documentos para ver todos los detalles.
Explica en qué se diferencian las categorías parecidas
Crea una configuración personalizada de AI Categories y escribe una breve descripción para cada categoría. Explica qué documentos pertenecen a ella y qué la distingue de las demás. Las configuraciones integradas solo se pueden consultar.
| Categoría | Ejemplo de descripción |
|---|---|
| Facturas | Solicitudes de pago que identifican al proveedor y el importe pendiente. |
| Recibos | Justificantes de que se ha completado una compra o un pago. |
| Contratos | Acuerdos entre partes identificadas que establecen condiciones u obligaciones. |
Estas descripciones son ejemplos de instrucciones, no resultados de clasificación comprobados. Un recibo adjunto a una factura puede seguir siendo ambiguo. RenameClick no comprueba si una factura se ha pagado realmente.
Analiza los documentos
- Activa Categorize en el espacio Rename.
- Selecciona la configuración guardada y el destino.
- Deja Rename desactivado si quieres conservar los nombres actuales.
- Añade documentos compatibles. Activa Recursive solo si necesitas incluir las subcarpetas.
- Con Auto Process desactivado, pulsa Run AI para empezar.
La elección de categoría es independiente del renombrado. Una instrucción de renombrado personalizada puede pedir un número de factura sin cambiar la categoría a la que va ese archivo. En los PDF escaneados, la primera página debe contener suficiente información para distinguir la categoría.
Resuelve los resultados ambiguos
Revisa los destinos propuestos. Si dos categorías se solapan, aclara sus descripciones y vuelve a analizar los archivos afectados. Si la información necesaria no aparece en el contenido analizado, cambiar la redacción de una categoría no hará que aparezca.
Un archivo que no encaje en ninguna categoría puede quedar sin clasificar. Si usas un destino independiente, al aplicar los cambios se coloca directamente en la carpeta de salida. Desmárcalo si prefieres dejarlo en el origen.
No tomes el nombre de una categoría como prueba de una situación comercial. Una factura colocada en Paid sigue necesitando las comprobaciones de pago que exija tu trabajo.
Mueve los archivos seleccionados y reutiliza la configuración
Aplica los movimientos seleccionados después de revisar el destino. Si Rename también está activado, Rename & Move aplica ambos cambios; cada archivo modificado correctamente consume un crédito para aplicar cambios.
Puedes elegir las configuraciones guardadas para otros grupos de archivos y filas de Auto Flow. Export Settings permite transferirlas a otro equipo, pero las rutas propias de cada equipo y las credenciales de los proveedores deben configurarse por separado.
Consulta category settings para ver todos los detalles.
Consulta exporting settings para ver todos los detalles.
