続けやすいファイル名のルールを作る

探すときに使う情報から考える

主題、取引先、書類の種類、日付、元のIDなど、ファイルを見つけるときに実際に使う項目を選びます。まとめて並べるのに最も役立つ項目を先頭に置きましょう。値を確実に取得できない項目は、むやみに追加しないようにします。

日付を先頭にすると、ファイル名の一覧で時系列に並びます。取引先を先頭にすると、取引先ごとにまとまります。どちらもフォルダー構成や検索ツールの代わりではありません。普段の探し方に合う順番を選びましょう。

ダウンロードした請求書のファイル作成日は、ダウンロードした日かもしれません。その項目をInvoice Dateと呼ばないようにしましょう。プロンプトで書類の日付を求める場合は、どの日付が必要なのか、見つからないときに何を返すのかを指定します。

YYYY-MM-DDというISO形式の日付なら、カレンダーの順に並びます。ただし、同じ日に作った複数の改訂版は、日付だけでは区別できません。

デスクトップではスペース区切りが読みやすく、URLのパスになるファイルではハイフンが便利です。同じコレクションの中でルールをそろえると、一覧を見渡しやすくなります。

バージョンが大切な場合は、それを明示する番号や記号を残します。RenameClickは、どの版が承認済みかをファイル名から推測できません。また、最後に更新されたファイルが正しい最終版であるとも保証しません。

別のシステムがカメラの番号や書き出しIDを使っている場合は、それを残してください。自動で付けた連番は新しい順序であり、そのファイルの元のIDではありません。

元の識別子を残す方法に詳しい説明があります。

標準の命名指示を選んだ状態で、Formatを使って生成された説明とメタデータを並べます。次は入力用のテンプレートであり、ファイルを実際に処理した結果ではありません。

$date{YYYY-MM-DD}_$1
$oldName_$1
$slugcase{$1}

最初のパターンはファイルの作成日を使います。2つ目は拡張子を除いた元の名前を残します。Slug Caseは説明を小文字にし、単語をハイフンでつなぎます。$lower{$1}は文字を小文字にするだけで、スペースは残ります。

書類の内容から項目を読み取りたい場合は、Custom Instructionsを選び、ファイル名のルール全体をそこに書きます。このモードではFormatとOutput Languageは無効になります。

the format syntax referenceに詳しい説明があります。

候補を見て、項目の欠落、区切り文字の重複、途中で切れた説明、重複するIDがないか確認します。Find & Replaceで候補をまとめて修正するか、設定を変えてから再解析してください。

使いやすい名前になったら、選んだファイルに適用します。関連ファイルに手作業で名前を付ける人もいる場合は、ルールを文書に残しておきましょう。

独自の形式と指示はプリセットとして保存します。Export Settingsは、分類設定を含む対応設定とプリセットを移せます。モデル、APIの秘密情報、ライセンス、ファイル操作の履歴は移しません。

別のパソコンでは、必要な機能をインストールし、ローカルのパスを設定し直してください。インポートすると含まれている設定が置き換わるため、取り込む内容を確認しましょう。

settings export and importに詳しい説明があります。