Custom Instructions für das Umbenennen mit KI schreiben

Mit den Anweisungen „Standard“ beschreibt RenameClick eine Datei: Aus Scan_0003.pdf wird Grocery Store Receipt. Custom Instructions legen fest, welche Angaben in welcher Reihenfolge in den Namen kommen. Mit der Vorlage „Belege und Rechnungen“ wird dieselbe Datei zu 2026-04-12 GREENLEAF MARKET 12,40 EUR.

Anweisungen können keine Angabe hinzufügen, die nicht in der Datei steht, und sie prüfen die Werte nicht. Sieh dir die Namen vor dem Anwenden an.

1. Öffne in der Kopfzeile das Menü „Namensanweisungen“ (dort steht „Standard“) und wähle „Neue Anweisungen…“. Der Editor öffnet sich neben der Dateiliste.
2. Klicke unter „Beginnen mit“ bei „Belege und Rechnungen“ auf „Verwenden“.
3. Klicke unter „Beispieldatei“ auf „Ändern“, um einen Beleg aus der Liste zu wählen, oder auf „Datei wählen…“, um einen von der Festplatte zu nehmen.
4. Klicke auf „Ausprobieren“. Der neue Name erscheint über dem aktuellen, umbenannt wird nichts. Mit einem Cloud-Anbieter schickt „Ausprobieren“ die Datei an diesen Anbieter.
5. Bearbeite bei Bedarf den Text und klicke noch einmal auf „Ausprobieren“. Klicke dann auf „Speichern“. Die Anweisungen sind sofort ausgewählt.

Die Vorlage füllt das Feld „Anweisungen“ mit diesem Text. In der App steht er auf Englisch, hier auf Deutsch:

Belege und Rechnungen: Benenne sie als YYYY-MM-DD Aussteller Betrag.
- YYYY-MM-DD: das aufgedruckte Datum, immer als Jahr-Monat-Tag mit Bindestrichen
- Aussteller: das Geschäft oder die Firma, die den Beleg ausgestellt hat, so wie aufgedruckt
- Betrag: der zu zahlende Betrag, als Zahl mit Komma vor den Cent und dem dreistelligen Währungscode, etwa 12,40 EUR; nie ein Währungszeichen
Lass einen Teil weg, wenn er nicht aufgedruckt ist.
Jede andere Datei: Benenne in 2 bis 5 Wörtern, was sie zeigt, ohne Datum und ohne Betrag.
Schreibe auf Englisch und übernimm Namen so, wie sie aufgedruckt sind.

Im Feld „Beispiel“ steht 2026-04-12 Lidl 12,40 EUR. Das Modell liest auch dieses Feld. Schreib das Beispiel also genau in der Form, die du willst. Der Zähler, hier 531 / 1800, zählt Text und Beispiel zusammen und misst sie an der „Prompt-Länge“ in den KI-Einstellungen.

Behalte den Aufbau der Vorlage bei und ändere nur die Felder. Füge eine dieser Anweisungen in neue Anweisungen ein und hänge die letzten drei Zeilen der Vorlage an, von „Lass einen Teil weg“ bis „Schreibe auf Englisch“. Die Zeile mit Example: wandert ins Feld „Beispiel“ und zeigt, welchen Namen du erwarten kannst (die Namen sind Beispiele). Lass das Wort Example: dabei auf Englisch, nur so erkennt der Editor die Zeile.

Verträge und Vereinbarungen: Benenne sie als Art - Partner - YYYY-MM-DD.
- Art: die Vertragsart in 1 bis 3 Wörtern, etwa Lease oder NDA
- Partner: die andere Firma, kurz und ohne Ltd oder GmbH
- YYYY-MM-DD: das Datum der Unterschrift
Example: Lease - Northfield Properties - 2025-03-01

Gehaltsabrechnungen: Benenne sie als YYYY-MM Payslip Arbeitgeber Netto.
- YYYY-MM: der Abrechnungszeitraum, nicht das Zahlungsdatum
- Arbeitgeber: die Firma, die zahlt, so wie aufgedruckt
- Netto: der Nettolohn mit Komma vor den Cent und dem Währungscode
Example: 2026-03 Payslip Halden Logistics 2410,55 EUR

Kontoauszüge: Benenne sie als Bank Statement YYYY-MM Letzte4.
- Bank: der Name der Bank, so wie aufgedruckt
- YYYY-MM: der Monat, den der Auszug abdeckt, nicht der Tag der Ausstellung
- Letzte4: die letzten 4 Ziffern der Kontonummer
Example: Harbor Bank Statement 2026-03 4821

Anweisungen benennen jede Datei im Durchlauf, auch ein Foto, das sich dazwischen verirrt hat. Behalte die Zeile „Jede andere Datei“, damit so eine Datei eine kurze Beschreibung bekommt. Oder wähle die Anweisungen nur für Durchläufe mit genau dieser Dateiart.

Mit der Zeile „Lass einen Teil weg, wenn er nicht aufgedruckt ist“ sollte ein Beleg ohne Betrag nur 2026-04-12 GREENLEAF MARKET heißen. Eine Regel wie „verwende UNKNOWN“ schreibt genau dieses Wort in den Namen: 2026-04-12 UNKNOWN 12,40 EUR.

Sag genau, welches Datum du meinst. Eine Rechnung hat ein Ausstellungsdatum und ein Fälligkeitsdatum. Fragst du nur nach dem Datum, entscheidet das Modell. Das Erstellungsdatum der Datei gehört nicht zu dem, was Anweisungen lesen.

Bei einem gescannten PDF wird die erste Seite gelesen. Ein Betrag, der nur auf Seite 2 steht, kann also nicht im Namen landen. „Was die KI gesehen hat“ zeigt in jeder Zeile den gelesenen Text.

Solange deine Anweisungen ausgewählt sind, sind „Namensformat“ und „Ausgabesprache“ deaktiviert. Der Text bestimmt also den ganzen Namen. Schreib die Trennzeichen direkt ins Muster und ins Beispiel. Ein Schrägstrich wird zum Leerzeichen, ein Punkt bleibt: 12.40 EUR behält seinen Punkt.

Für deutsche Namen änderst du die letzte Zeile: In der App ersetzt du Write in English durch Write in German. Die Vorlage übernimmt Namen so, wie sie aufgedruckt sind, deshalb kam das Geschäft als GREENLEAF MARKET heraus. Für Greenleaf Market verlangst du den Aussteller mit großen Anfangsbuchstaben und passt das Beispiel an.

Wähle „Standard“, um die Menüs für Format und Sprache zurückzubekommen. In Auto Flow kann jede Regel eigene Anweisungen nutzen.

1. Füge die Belege hinzu und klicke auf „AI ausführen“, oder lass den „Automatischen Modus“ starten.
2. Vergleiche jeden Namen mit seiner Datei. Einen einzelnen Fehler korrigierst du mit einem Klick auf den Namen.
3. Wiederholt sich derselbe Fehler, bearbeite die Anweisungen und klicke auf „Speichern“. In der Symbolleiste steht dann „Anweisungen geändert“. Klicke auf „… Dateien erneut verarbeiten“.
4. Klicke auf „Ausgewählte umbenennen“, bei eingeschalteter „Sortierung“ auf „… Dateien ordnen“. „Rückgängig machen“ stellt die alten Namen wieder her.

Ordner sind eine eigene Sache: Eine Zeile wie „lege Belege in Finance ab“ bewirkt nichts. Den Ordner wählt das Set unter „Sortierordner“.

Alle Bedienelemente und Grenzen des Editors (auf Englisch): Custom Instructions reference.