Écrire des Custom Instructions pour renommer des fichiers avec l’IA

Avec les instructions « Standard », RenameClick décrit le fichier : Scan_0003.pdf devient Grocery Store Receipt. Les Custom Instructions indiquent quels champs prendre et dans quel ordre. Avec le modèle « Reçus et factures », le même fichier devient 2026-04-12 GREENLEAF MARKET 12,40 EUR.

Des instructions ne peuvent pas ajouter un champ absent du fichier, et elles ne vérifient pas les valeurs. Relisez les noms avant d’appliquer.

1. Dans l’en-tête, ouvrez le menu « Instructions de nom » (il affiche « Standard ») et choisissez « Nouvelles instructions… » : l’éditeur s’ouvre à côté de la liste de fichiers.
2. Sous « Pour commencer », cliquez sur « Utiliser » à côté de « Reçus et factures ».
3. Sous « Fichier d’exemple », cliquez sur « Changer » pour choisir un reçu dans la liste, ou sur « Choisir un fichier… » pour en prendre un sur le disque.
4. Cliquez sur « Essayer ». Le nouveau nom s’affiche au-dessus du nom actuel, mais rien n’est renommé. Avec un fournisseur cloud, « Essayer » lui envoie le fichier.
5. Si besoin, modifiez le texte et cliquez sur « Réessayer ». Cliquez ensuite sur « Enregistrer » : les instructions sont sélectionnées tout de suite.

Voici le texte du modèle dans le champ « Instructions ». L’application l’affiche en anglais, en voici la traduction :

Reçus, factures et notes : les nommer sous la forme YYYY-MM-DD Émetteur Total.
- YYYY-MM-DD : la date imprimée dessus, toujours au format année-mois-jour avec des tirets
- Émetteur : le magasin ou l’entreprise qui l’a émis, tel qu’imprimé
- Total : le montant à payer, le nombre avec une virgule avant les centimes et le code de devise à 3 lettres, comme 12,40 EUR ; jamais de symbole monétaire
Omettre une partie qui n’est pas imprimée.
Tout autre fichier : décrire ce qu’il montre en 2 à 5 mots, sans date ni montant.
Écrire en anglais et garder les noms tels qu’imprimés.

Le champ « Exemple » contient 2026-04-12 Lidl 12,40 EUR. Le modèle le lit aussi : écrivez-le exactement sous la forme voulue. Le compteur, ici 531 / 1800, compte le texte et l’exemple par rapport à la « Longueur de l’invite » fixée dans les réglages IA.

Gardez la structure du modèle et changez les champs. Collez l’un de ces textes dans de nouvelles instructions, puis ajoutez les trois dernières lignes du modèle, de « Omettre une partie » à « Écrire en anglais ». La ligne qui commence par Example: passe dans le champ « Exemple » et montre le nom attendu. Gardez ce mot en anglais : c’est lui que l’éditeur reconnaît. Les noms sont donnés à titre d’exemple.

Contrats et accords : les nommer sous la forme Type - Partie - YYYY-MM-DD.
- Type : le type de contrat en 1 à 3 mots, comme Lease ou NDA
- Partie : l’autre entreprise, en forme courte, sans Ltd ni GmbH
- YYYY-MM-DD : la date de signature
Example: Lease - Northfield Properties - 2025-03-01

Fiches de paie : les nommer sous la forme YYYY-MM Payslip Employeur Net.
- YYYY-MM : la période de paie, pas la date de versement
- Employeur : l’entreprise qui paie, telle qu’imprimée
- Net : le salaire net avec une virgule avant les centimes et le code de devise
Example: 2026-03 Payslip Halden Logistics 2410,55 EUR

Relevés bancaires : les nommer sous la forme Banque Statement YYYY-MM XXXX.
- Banque : le nom de la banque tel qu’imprimé
- YYYY-MM : le mois couvert par le relevé, pas le jour où il a été émis
- XXXX : les 4 derniers chiffres du numéro de compte
Example: Harbor Bank Statement 2026-03 4821

Les instructions nomment tous les fichiers du lot, même une photo égarée. Gardez la ligne « Tout autre fichier » pour qu’un tel fichier reçoive une courte description, ou ne sélectionnez les instructions que pour un lot de ce type.

Avec la ligne « Omettre une partie qui n’est pas imprimée », un reçu sans total devrait recevoir simplement 2026-04-12 GREENLEAF MARKET. Une règle comme « mettre UNKNOWN » écrit ce mot dans le nom : 2026-04-12 UNKNOWN 12,40 EUR.

Précisez de quelle date il s’agit. Une facture a une date d’émission et une date d’échéance : si vous demandez simplement « la date », vous laissez le choix au modèle. La date de création du fichier ne fait pas partie de ce que lisent les instructions.

Seule la première page d’un PDF scanné est lue : un total imprimé uniquement en page 2 ne peut pas apparaître dans le nom. « Ce que l’IA a vu », sur chaque ligne, montre le texte qui a été lu.

Tant que vos instructions sont sélectionnées, « Format du nom » et « Langue de sortie » sont désactivés : c’est le texte qui fixe tout le nom. Écrivez les séparateurs dans le modèle de nom et dans l’exemple. Une barre oblique devient un espace. Un point reste, donc 12.40 EUR garde son point.

Pour des noms en allemand, remplacez « Écrire en anglais » par « Écrire en allemand ». Le modèle garde les noms tels qu’imprimés, d’où GREENLEAF MARKET pour le magasin. Pour obtenir Greenleaf Market, demandez l’émetteur avec une majuscule à chaque mot et modifiez l’exemple.

Choisissez « Standard » pour retrouver les menus de format et de langue. Dans Auto Flow, chaque règle peut avoir ses propres instructions.

1. Ajoutez les reçus et cliquez sur « Exécuter AI », ou laissez le « Mode automatique » démarrer le traitement.
2. Comparez chaque nom avec son fichier. Cliquez sur un nom pour corriger une erreur isolée.
3. Si la même erreur revient, modifiez les instructions et cliquez sur « Enregistrer ». La barre d’outils affiche « Instructions modifiées » : cliquez sur « Relancer ».
4. Cliquez sur « Renommer la sélection », ou sur « Ranger » si « Tri » est activé. « Défaire » rétablit les anciens noms.

Les dossiers se règlent à part : une ligne comme « mettre les reçus dans Finance » n’a aucun effet. C’est l’ensemble choisi dans « Dossiers de tri » qui décide du dossier.

Toutes les commandes et limites de l’éditeur (en anglais) : Custom Instructions reference.