Rédiger des consignes personnalisées pour renommer des fichiers avec l’IA

Les consignes intégrées conviennent pour produire un nom descriptif. Custom Instructions est utile lorsque vous avez besoin d’un type de document, d’un fournisseur, d’une date d’émission ou d’autres informations dans un ordre défini.

Une consigne indique au modèle de nommage ce qu’il doit renvoyer. Elle ne peut pas rendre accessible une date absente ou un numéro de facture illisible, et elle ne valide pas les valeurs extraites.

Indiquez les informations à inclure, leur ordre, la langue de sortie et les séparateurs. Expliquez comment gérer les informations absentes et demandez le nom sans son extension. Limitez vos consignes aux informations que le fichier peut contenir.

Renvoie un nom de fichier en anglais selon cette structure :
DOCUMENT-DATE_SUPPLIER_INVOICE-NUMBER
Utilise YYYY-MM-DD pour la date d’émission de la facture et des traits de soulignement entre les champs.
Utilise uniquement les valeurs explicitement présentes dans le document. Si une information manque ou n’est pas claire, utilise UNKNOWN.
Ne remplace pas la date de la facture par la date de création du fichier.
Renvoie uniquement le nom du fichier, sans son extension.

Il s’agit d’un modèle de consigne, pas d’un résultat de traitement observé. UNKNOWN est la valeur de remplacement demandée ; vérifiez que le modèle a suivi cette instruction. Pour un autre type de document, remplacez les informations demandées au lieu de conserver des consignes propres aux factures.

1. Ouvrez le sélecteur Custom Instructions dans les réglages de Rename.
2. Créez une consigne, donnez-lui un nom facile à reconnaître et saisissez votre texte.
3. Enregistrez-la et sélectionnez-la pour le lot.
4. Dans une ligne Auto Flow, sélectionnez la consigne enregistrée dans les réglages de cette ligne.

Lorsqu’une consigne personnalisée est sélectionnée, les commandes habituelles Format et Output Language sont désactivées. Indiquez ces exigences dans la consigne elle-même. Sélectionnez à nouveau les consignes intégrées de RenameClick pour retrouver les commandes de format habituelles.

Consultez the instruction editor and limits pour tous les détails.

Précisez si vous avez besoin de la date d’émission d’une facture, de son échéance ou d’une autre date inscrite dans le document. Une consigne qui demande simplement « la date » laisse ce choix indéterminé.

Les dates de création et de modification concernent le fichier sur le disque. Elles peuvent différer de la date de l’événement ou de l’émission. Les variables de format pour les dates de fichiers n’extraient pas de date du corps du document.

Les PDF texte fournissent le texte disponible jusqu’à la limite de contexte configurée. Les PDF numérisés sont analysés visuellement à partir de leur première page. Si l’information demandée n’apparaît que sur une autre page numérisée, ce traitement peut ne pas la voir.

Comparez les informations demandées au fichier. Vérifiez l’orthographe, les dates, les identifiants, les valeurs manquantes et les séparateurs. Corrigez une proposition isolée ; modifiez la consigne et réessayez lorsque plusieurs fichiers montrent la même incompréhension.

Si les noms sont trop généraux, définissez plus précisément les informations attendues. S’ils sont trop longs, retirez ce qui n’est pas nécessaire. Des consignes plus nombreuses ne donnent pas automatiquement de meilleurs résultats.

Gardez le classement séparé. Custom Instructions définit le nom du fichier ; le préréglage de classement sélectionné décide de la destination.

Consultez category presets pour tous les détails.