Como escrever Custom Instructions para renomear arquivos com IA

Com as instruções «Padrão», o RenameClick descreve o arquivo: Scan_0003.pdf vira Grocery Store Receipt. Com Custom Instructions, você diz quais dados pegar e em que ordem. Com o modelo «Recibos e contas», o mesmo arquivo vira 2026-04-12 GREENLEAF MARKET 12,40 EUR.

As instruções não conseguem acrescentar um dado que não aparece no arquivo e não conferem os valores. Revise os nomes antes de aplicar.

1. Na barra superior, abra o menu «Instruções de nome» (que mostra «Padrão») e escolha «Novas instruções…». O editor abre ao lado da lista de arquivos.
2. Em «Começar com», clique em «Usar» ao lado de «Recibos e contas».
3. Em «Arquivo de exemplo», clique em «Alterar» para escolher um recibo da lista, ou em «Escolher um arquivo…» para pegar um do disco.
4. Clique em «Testar». O nome novo aparece acima do atual, e nada é renomeado. Com um provedor na nuvem, «Testar» envia o arquivo para ele.
5. Se precisar, edite o texto e clique em «Testar novamente». Depois clique em «Salvar»: as instruções já ficam selecionadas.

O texto do modelo no campo «Instruções» (no app ele aparece em inglês; aqui está traduzido):

Recibos, faturas e contas: nomeie como YYYY-MM-DD Emissor Total.
- YYYY-MM-DD: a data impressa no documento, sempre como ano-mês-dia com hifens
- Emissor: a loja ou empresa que emitiu, como está impresso
- Total: o valor a pagar, o número com vírgula antes dos centavos e o código de 3 letras da moeda, como 12,40 EUR; nunca o símbolo da moeda
Deixe de fora a parte que não estiver impressa.
Qualquer outro arquivo: diga o que ele mostra em 2 a 5 palavras, sem data e sem valor.
Escreva em inglês e mantenha os nomes como estão impressos.

O campo «Exemplo» traz 2026-04-12 Lidl 12,40 EUR. A IA também lê esse campo, então escreva o exemplo exatamente no formato que você quer. O contador, aqui 531 / 1800, soma o texto e o exemplo e compara com o «Comprimento do prompt» nas configurações de IA.

Mantenha a estrutura do modelo e troque os campos. Cole um destes textos em novas instruções e acrescente as três últimas linhas do modelo, de “Deixe de fora a parte” até “Escreva em inglês”. A linha Example: vai para o campo «Exemplo» e mostra o nome esperado (os nomes são ilustrativos). Deixe a palavra Example em inglês: só assim o app leva a linha para o campo.

Contratos e acordos: nomeie como Tipo - Parte - YYYY-MM-DD.
- Tipo: o tipo de contrato em 1 a 3 palavras, como Lease ou NDA
- Parte: a outra empresa, em forma curta, sem Ltd nem GmbH
- YYYY-MM-DD: a data em que foi assinado
Example: Lease - Northfield Properties - 2025-03-01

Holerites: nomeie como YYYY-MM Payslip Empregador Líquido.
- YYYY-MM: o período de pagamento, não a data em que foi pago
- Empregador: a empresa que paga, como está impresso
- Líquido: o salário líquido, com vírgula antes dos centavos e o código da moeda
Example: 2026-03 Payslip Halden Logistics 2410,55 EUR

Extratos bancários: nomeie como Banco Statement YYYY-MM Final4.
- Banco: o nome do banco como está impresso
- YYYY-MM: o mês que o extrato cobre, não o dia em que foi emitido
- Final4: os 4 últimos dígitos do número da conta
Example: Harbor Bank Statement 2026-03 4821

As instruções dão nome a todos os arquivos do lote, até a uma foto perdida no meio. Mantenha a linha “Qualquer outro arquivo” para que um arquivo assim receba uma descrição curta, ou selecione as instruções só para lotes daquele tipo.

Com “Deixe de fora a parte que não estiver impressa”, um recibo sem total deve receber só 2026-04-12 GREENLEAF MARKET. Uma regra como “use UNKNOWN” escreve essa palavra no nome: 2026-04-12 UNKNOWN 12,40 EUR.

Diga qual data você quer. Uma fatura tem data de emissão e data de vencimento, e pedir só “a data” deixa a escolha para a IA. A data de criação do arquivo não faz parte do que as instruções leem.

Um PDF digitalizado é lido pela primeira página, então um total impresso só na página 2 não chega ao nome. «O que a IA viu», na linha do arquivo, mostra o texto que foi lido.

Enquanto suas instruções estão selecionadas, «Formato do nome» e «Idioma de saída» ficam desativados, então o texto define o nome inteiro. Escreva os separadores no padrão e no «Exemplo». Uma barra vira espaço, mas o ponto fica: 12.40 EUR mantém o ponto.

Para nomes em alemão, troque “Escreva em inglês” por “Escreva em alemão”. O modelo «Recibos e contas» mantém os nomes como estão impressos, por isso a loja saiu como GREENLEAF MARKET. Para ter Greenleaf Market, peça o emissor com iniciais maiúsculas e mude o «Exemplo».

Escolha «Padrão» para ter de volta os menus de formato e idioma. No Auto Flow, cada regra pode usar as próprias instruções.

1. Adicione os recibos e clique em «Executar AI», ou deixe o modo automático começar sozinho.
2. Compare cada nome com o arquivo. Clique em um nome para corrigir um erro isolado.
3. Se o mesmo erro se repete, edite as instruções e clique em «Salvar». A barra de ferramentas mostra «Instruções alteradas»: clique em «Executar novamente».
4. Clique em «Renomear selecionado», ou em «Organizar» com «Organização» ligada. «Desfazer» traz de volta os nomes antigos.

As pastas são outra configuração: uma linha como “coloque os recibos em Finance” não tem efeito, porque quem escolhe a pasta é o conjunto em «Pastas de organização».

Todos os controles e limites do editor (em inglês): Custom Instructions reference.