Cómo escribir Custom Instructions para renombrar archivos con IA

Con las instrucciones «Estándar», RenameClick describe el archivo: Scan_0003.pdf queda como Grocery Store Receipt. Las Custom Instructions dicen qué datos tomar y en qué orden. Con la plantilla «Recibos y facturas», el mismo archivo queda como 2026-04-12 GREENLEAF MARKET 12,40 EUR.

Las instrucciones no pueden añadir un dato que el archivo no muestra, ni comprueban los valores. Revisa los nombres antes de aplicar.

1. En la barra superior, abre el menú «Instrucciones de nombre» (muestra «Estándar») y elige «Nuevas instrucciones…» para abrir el editor junto a la lista de archivos.
2. En «Empezar con», haz clic en «Usar» en «Recibos y facturas».
3. En «Archivo de ejemplo», haz clic en «Cambiar» para elegir un recibo de la lista, o en «Elegir un archivo…» para elegir uno del disco.
4. Haz clic en «Probar». El nombre nuevo aparece sobre el actual; no se renombra nada. Con un proveedor en la nube, «Probar» le envía el archivo.
5. Si hace falta, edita el texto y vuelve a hacer clic en «Probar». Después haz clic en «Guardar»; las instrucciones quedan seleccionadas al momento.

El texto de la plantilla en el campo «Instrucciones» (la aplicación lo muestra en inglés; aquí lo tienes traducido):

Recibos y facturas: nómbralos como YYYY-MM-DD Emisor Total.
- YYYY-MM-DD: la fecha impresa, siempre como año-mes-día con guiones
- Emisor: la tienda o empresa que lo emitió, tal como aparece impreso
- Total: el importe a pagar, con coma antes de los decimales y el código de moneda de 3 letras, como 12,40 EUR; nunca un símbolo de moneda
Omite la parte que no esté impresa.
Cualquier otro archivo: nombra lo que muestra en 2 a 5 palabras, sin fecha ni importe.
Escribe en inglés y deja los nombres tal como aparecen impresos.

El campo «Ejemplo» contiene 2026-04-12 Lidl 12,40 EUR. El modelo también lo lee, así que escríbelo con la forma exacta que quieres. El contador, aquí 531 / 1800, suma el texto y el ejemplo y los compara con el límite de «Longitud del aviso» de los ajustes de IA.

Mantén la forma de la plantilla y cambia los datos. Pega una de estas en unas instrucciones nuevas y añade las tres últimas líneas de la plantilla, de «Omite la parte…» a «Escribe en inglés…». La línea Example va al campo «Ejemplo» y muestra el nombre que puedes esperar (los nombres son ilustrativos); deja la palabra Example en inglés, porque solo así la aplicación pasa esa línea al campo.

Contratos y acuerdos: nómbralos como Tipo - Parte - YYYY-MM-DD.
- Tipo: la clase de contrato en 1 a 3 palabras, como Lease o NDA
- Parte: la otra empresa, en forma corta, sin Ltd ni GmbH
- YYYY-MM-DD: la fecha en que se firmó
Example: Lease - Northfield Properties - 2025-03-01

Nóminas: nómbralas como YYYY-MM Payslip Empresa Neto.
- YYYY-MM: el periodo que se paga, no la fecha del pago
- Empresa: la empresa que paga, tal como aparece impresa
- Neto: el salario neto, con coma antes de los decimales y el código de moneda
Example: 2026-03 Payslip Halden Logistics 2410,55 EUR

Extractos bancarios: nómbralos como Banco Statement YYYY-MM Últimos4.
- Banco: el nombre del banco tal como aparece impreso
- YYYY-MM: el mes que cubre el extracto, no el día en que se emitió
- Últimos4: los 4 últimos dígitos del número de cuenta
Example: Harbor Bank Statement 2026-03 4821

Las instrucciones nombran todos los archivos del lote, incluso una foto que se haya colado. Mantén la línea «Cualquier otro archivo…» para que esos archivos reciban una descripción corta, o selecciona las instrucciones solo para lotes de ese tipo.

Con «Omite la parte que no esté impresa», un recibo sin total debería recibir solo 2026-04-12 GREENLEAF MARKET. Una regla como «usa UNKNOWN» escribe esa palabra en el nombre: 2026-04-12 UNKNOWN 12,40 EUR.

Di qué fecha quieres. Una factura tiene fecha de emisión y fecha de vencimiento; si pides «la fecha», elige el modelo. La fecha de creación del archivo no está entre lo que leen las instrucciones.

De un PDF escaneado solo se lee la primera página, así que un total impreso solo en la página 2 no puede llegar al nombre. «Lo que vio la IA», en cada fila, muestra el texto que se leyó.

Mientras tus instrucciones están seleccionadas, «Formato de nombre» e «Idioma de salida» se desactivan, así que el texto decide el nombre completo. Escribe los separadores en el patrón y en el «Ejemplo». Una barra (/) se convierte en espacio; un punto se mantiene, así que 12.40 EUR conserva su punto.

Para nombres en alemán, cambia «Escribe en inglés» por «Escribe en alemán». La plantilla deja los nombres tal como aparecen impresos, y la tienda salió como GREENLEAF MARKET; para obtener Greenleaf Market, pide el emisor con mayúscula inicial en cada palabra y cambia el «Ejemplo».

Elige «Estándar» para recuperar los menús de formato e idioma. En Auto Flow, cada regla puede usar sus propias instrucciones.

1. Añade los recibos y haz clic en «Run AI», o deja que el «Modo automático» lo inicie.
2. Compara cada nombre con su archivo. Haz clic en un nombre para corregir un error suelto.
3. Si el mismo error se repite, edita las instrucciones y haz clic en «Guardar». La barra de herramientas muestra «Instrucciones modificadas»; haz clic en «Reintentar».
4. Haz clic en «Cambiar nombre seleccionado», o en «Organizar» si «Clasificación» está activada. «Deshacer» recupera los nombres anteriores.

Las carpetas van aparte: una línea como «pon los recibos en Finance» no sirve de nada, porque la carpeta la elige el conjunto de «Carpetas de clasificación».

Todos los controles y límites del editor (en inglés): Custom Instructions reference.