Organisation des documents
Classer factures, reçus et contrats avec l’IA
Rangez vos documents de travail par catégorie ou dans vos dossiers clients existants. Conservez leurs noms, ajoutez des descriptions ou demandez une structure de nom adaptée à un type de document.
- Descriptions de catégories personnalisées
- Dossiers clients existants
- Réglages distincts pour le nommage et le classement
L’application propose des noms et des dossiers. Elle ne valide pas les paiements, les signatures ou la validité juridique d’un document.
Utilisez des catégories adaptées à votre travail
Choisissez le préréglage Documents intégré ou créez des AI Categories avec des noms et de courtes descriptions. Expliquez ce qui distingue les choix proches. Aucun nombre de catégories n’est imposé ; incluez les destinations que vous utilisez réellement.
Continuez à utiliser votre archive client
Match Folders propose jusqu’à 50 sous-dossiers de premier niveau déjà présents dans la destination. Il fonctionne mieux lorsque les noms des dossiers peuvent être reliés au contenu du document. Il n’examine pas toute votre archive pour apprendre un code de nommage interne.
Décidez si les noms doivent changer
Activez seulement Categorize pour déplacer les documents sans les renommer. Activez aussi Rename pour ajouter des descriptions ou une structure de nom précise. Les consignes de nommage et le classement sont indépendants : une consigne de nommage de facture ne détermine pas son dossier.
Demandez des informations sans inventer les valeurs manquantes
Utilisez Custom Instructions pour des informations comme le fournisseur, le type de document ou la date d’émission. Précisez la structure finale et demandez une valeur de remplacement comme UNKNOWN lorsqu’une information manque. Vérifiez que le modèle a suivi ces consignes.
Pour les PDF numérisés, l’analyse utilise la première page. Les longs textes extraits sont tronqués. Une information en dehors de ce contenu peut ne pas être disponible.
Rédiger des consignes de nommage avec des informations précises
Vérifiez le déplacement avant de l’appliquer
Vérifiez la destination proposée et désélectionnez les fichiers incertains. Avec un dossier de sortie distinct, les fichiers sans catégorie sont placés à sa racine lors de l’application. Ensuite, utilisez Undo dans l’espace Rename tant que son historique en mémoire est disponible ; le redémarrage l’efface.
Choisissez l’analyse locale ou dans le cloud
Choisissez Local pour analyser les fichiers sur votre appareil après le téléchargement du modèle. Les fournisseurs cloud facultatifs des versions téléchargées directement pour macOS et Windows utilisent votre clé API et reçoivent du contenu à analyser ; leurs frais sont distincts. La version du Mac App Store ne propose pas de fournisseurs cloud.
L’analyse ne consomme pas de crédits RenameClick. L’offre Free inclut 100 renommages ou déplacements par mois. Renommer et déplacer un même fichier en une seule action utilise un crédit ; une modification échouée n’en consomme aucun. Pro permet d’appliquer les modifications sans limite. Les frais des API externes sont distincts.
Découvrez le fonctionnement dans RenameClick
