PDF et documents numérisés
Renommer des PDF numérisés et des factures avec l’IA
Donnez des noms descriptifs aux PDF ou demandez des informations comme le fournisseur, la date d’émission et le numéro de facture. Vérifiez les détails extraits avant de renommer les fichiers.
- PDF texte et premières pages numérisées
- Consignes de nommage personnalisées
- Propositions modifiables avant application
Les captures d’écran existantes montrent les noms proposés et les commandes de nommage. Les résultats dépendent du contenu disponible dans chaque PDF.
Les PDF texte et les scans n’utilisent pas les mêmes données
Pour un PDF contenant du texte extractible, RenameClick lit ce texte et tronque les contenus longs avant l’analyse. La limite par défaut est de 4 500 caractères ; les réglages permettent de sélectionner le début, ou le début et la fin.
Pour un PDF numérisé sans texte exploitable, RenameClick analyse visuellement la première page. Il ne fait pas de reconnaissance de caractères sur toutes les pages numérisées. Une information présente seulement sur une page suivante peut être manquée.
Nommez le document ou demandez des informations précises
Les consignes intégrées proposent une description. Pour une structure fournisseur/date/numéro, créez des Custom Instructions. Précisez la date souhaitée, l’ordre des informations, la langue et les séparateurs. Demandez UNKNOWN pour les valeurs absentes ou incertaines plutôt qu’une supposition.
Custom Instructions remplace la consigne de nommage habituelle. Format et Output Language sont désactivés : indiquez donc ces exigences dans la consigne elle-même.
Distinguez la date d’émission de celle du fichier
La date de création du PDF peut être celle de son export ou de son téléchargement. Ce n’est pas forcément la date d’émission de la facture. Les variables de format de date utilisent les métadonnées du système de fichiers ; une date du document doit être demandée à partir du contenu disponible, puis vérifiée.
Vérifiez les noms proposés
Ajoutez les PDF dans l’espace Rename, lancez l’analyse et comparez les propositions aux documents. Vérifiez les fournisseurs, les identifiants, les dates et les valeurs signalant une information manquante. Modifiez une proposition ou désélectionnez une ligne avant de cliquer sur Rename Selected.
Les documents numérisés rognés, pâles, tournés ou sans l’information utile sur la première page peuvent donner des noms incomplets ou incorrects. RenameClick ne vérifie pas les signatures, les paiements ni la situation comptable.
Choisissez séparément le classement des PDF
Activez Categorize pour choisir les dossiers selon le contenu, les métadonnées ou les noms de dossiers existants. La consigne de nommage ne détermine pas la catégorie. Laissez Categorize désactivé si les PDF doivent rester où ils sont.
Traitement et tarifs
Choisissez Local pour analyser les fichiers sur votre appareil après le téléchargement du modèle. Les fournisseurs cloud facultatifs des versions téléchargées directement pour macOS et Windows utilisent votre clé API et reçoivent du contenu à analyser ; leurs frais sont distincts. La version du Mac App Store ne propose pas de fournisseurs cloud.
L’analyse ne consomme pas de crédits RenameClick. L’offre Free inclut 100 renommages ou déplacements par mois. Renommer et déplacer un même fichier en une seule action utilise un crédit ; une modification échouée n’en consomme aucun. Pro permet d’appliquer les modifications sans limite. Les frais des API externes sont distincts.
Découvrez le fonctionnement dans RenameClick
