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Configurez un premier dossier source
Auto Flow surveille un dossier et traite les nouveaux fichiers pris en charge à leur arrivée. Il peut les renommer, les déplacer dans des dossiers ou faire les deux tant que RenameClick est ouvert.
- Ouvrez Auto Flow et ajoutez une ligne.
- Choisissez le dossier Source. Activez Recursive pour surveiller aussi ses sous-dossiers.
- Choisissez une Destination pour les fichiers classés.
- Sélectionnez les types de fichiers à traiter par cette règle.
- Ouvrez les réglages de la ligne et activez Rename, Categorize ou les deux.
Pour la première règle, utilisez un dossier dont vous connaissez le contenu. Les fichiers non pris en charge sont ignorés. Une règle pour Downloads ne traitera pas toutes les archives, tous les programmes d’installation ou tous les fichiers Office simplement parce qu’ils se trouvent dans ce dossier.
Choisissez comment les noms et les dossiers sont déterminés
Pour le nommage, sélectionnez les consignes intégrées avec un réglage Format et Output Language, ou choisissez une consigne personnalisée qui définit elle-même la structure et la langue. Les commandes habituelles de format sont désactivées avec une consigne personnalisée.
Pour les dossiers, choisissez AI Categories, Metadata Folders ou Match Folders. La consigne de nommage et le préréglage de classement remplissent des fonctions distinctes.
Match Folders lit jusqu’à 50 sous-dossiers de premier niveau déjà présents dans la destination. Si la source et la destination sont identiques, seuls les fichiers directement présents dans ce dossier sont surveillés ; les fichiers sans correspondance restent en place et sont signalés comme des erreurs.
Consultez the sorting methods pour tous les détails.
Distinguez surveillance et application des modifications
Activez Watch pour analyser la source, mettre en attente les fichiers existants admissibles, puis surveiller les nouveaux changements. Laissez Auto Apply désactivé pour vérifier les propositions traitées avant de les appliquer.
Activez Auto Apply lorsque vous souhaitez que la ligne renomme ou déplace les fichiers traités sans clic supplémentaire. Ce réglage concerne uniquement cette ligne ; il n’est pas obligatoire pour utiliser Watch.
Auto Flow attend que la taille du fichier se stabilise avant de le traiter et ignore les fichiers vides. Un téléchargement en pause ou interrompu peut aussi sembler stable ; cette vérification ne garantit pas que le téléchargement est terminé.
Consultez Processed, Applied et Errors
| Vue | À vérifier |
|---|---|
| Processed | Les noms et les destinations proposés, en attente d’application. |
| Applied | Les modifications déjà enregistrées sur le disque. |
| Errors | Les fichiers qui n’ont pas pu être traités ou modifiés, notamment ceux sans correspondance avec Match Folders utilisé dans le même dossier. |
Distinguez les erreurs de permissions, les contenus illisibles ou non pris en charge et les fournisseurs indisponibles d’une simple proposition de nom inadéquate. Réessayez après avoir corrigé la cause.
Désactivez Watch avant d’utiliser Undo ou Redo. Undo dépend de l’historique en mémoire de l’espace de travail actuel et de la présence des fichiers. Une liste Applied enregistrée ne constitue pas un historique permanent d’annulation.
Ajoutez des règles pour d’autres dossiers ou étapes
Chaque ligne conserve sa propre source, sa destination, ses filtres et ses réglages de nommage ou de classement. Un dossier de documents numérisés peut ainsi utiliser des consignes différentes de celles d’un dossier de captures d’écran.
La version 2.15.2 permet aussi d’envoyer un fichier modifié vers la source d’une autre ligne. C’est la connexion entre destination et source qui définit les étapes, pas l’ordre des lignes à l’écran.
Les cycles et les règles ayant la même source avec des filtres de types de fichiers qui se recoupent sont refusés. Restreignez les filtres ou changez les dossiers lorsqu’une ligne signale un conflit.
Consultez la connexion des règles Auto Flow pour tous les détails.
Laissez RenameClick ouvert
Watch fonctionne tant que l’application est ouverte. Auto Flow enregistre ses lignes et peut rétablir la surveillance au redémarrage selon l’état enregistré. Vérifiez à nouveau que la source est accessible, que le fournisseur est prêt et que Watch est activé.
Si une règle suivante était désactivée à l’arrivée d’un fichier, activez-la pour analyser sa source. La fin d’une étape ne signifie pas que la suivante est terminée.
Consultez Auto Flow controls and folder restrictions pour tous les détails.
Consultez la configuration d’un dossier Downloads pour tous les détails.
